×

Warning

JUser: :_load: Unable to load user with ID: 81428


Articles

Tuesday, 02 July 2019

"သတိထားရမယ့္ လုပ္ငန္းခြင္ Email ယဥ္ေက်းမႈ (၁၀) ခု"

"သတိထားရမယ့္ လုပ္ငန္းခြင္ Email ယဥ္ေက်းမႈ  (၁၀) ခု" google.com

ကိုယ္ေရးလိုက္တဲ့ Email တစ္ခုကို ဖတ္ၿပီး ဖတ္ၾကည့္သူေတြရဲ႕ ၉၀ ရာခိုင္ႏႈန္းေက်ာ္က ကိုယ့္အေၾကာင္း ထင္ျမင္ခ်က္ေတြ ဆြဲယူေနတယ္ဆိုတာ သိရင္ အဲဒီ 'send'ခလုပ္ကို ျမန္ျမန္ ႏွိပ္ဖို႔ လက္တြန္႔သြားတယ္ မလား? ဟုတ္ပါတယ္။

အထူးသျဖင့္ email ဖတ္မယ့္သူေတြက ကိုယ့္ကို ရာထူးတိုးဖို႔ ေထာက္ခံေပးမယ့္ မန္ေနဂ်ာ၊ အဝယ္ေအာ္ဒါတင္မယ့္ customer ဒါမ်ိဳးေတြ ျဖစ္ေနရင္ ဘယ္လို လုပ္ၾကမလဲ? ဒီလိုမ်ိဳး ေနာက္မွ ေနာင္တ ရ, ရမယ့္ အျဖစ္မ်ိဳးေတြ မႀကဳံရေအာင္ ဒီပို႔စ္ေလးမွာ လုပ္ငန္းခြင္ email ေဆာင္ရန္ ေရွာင္ရန္ေလးေတြကို ေျပာျပေပးထားပါတယ္။ အေရးႀကီးတာမို႔လို႔ သူငယ္ခ်င္း အခ်င္းခ်င္း ေဝမွ်ထားလိုက္ၾကေနာ္။


(၁) တိက်ျပတ္သားတဲ့ Email အေၾကာင္းအရာျဖင့္ စတင္ပါ

အထူးသျဖင့္ ကိုယ့္အထက္လူႀကီးကို email ပို႔ရင္ သူတို႔ inbox ထဲမွာ email ေတြလွ်ံေနမွာပဲ ဆိုတာ သတိရပါ။ ကိုယ့္ email ကို ျမန္ျမန္ အာ႐ုံစိုက္ေစခ်င္ရင္ေတာ့ ရွင္းလင္းျပတ္သားတဲ့ အေၾကာင္းအရာ ေခါင္းစဥ္ကို သုံးပါ။


(၂) စာဖတ္မည့္သူအေနအထားကိုသိပါေစ

ကိုယ္ Mail ပို႔မယ့္သူက ဘယ္လိုလူမ်ိဳးလဲဆိုတာအေပၚမူတည္ၿပီး ကိုယ့္အေရးအသားကို ေျပာင္းလဲႏိုင္ပါတယ္။ ဉပမာ အားျဖင့္ Mail လက္ခံရရွိမည့္သူဟာ ေရွး႐ိုးဆန္တယ္ Formal အသုံးႏႈန္းေတြ ကိုသာ သေဘာက်တယ္ဆိုရင္ သူသေဘာက်တဲ့ အတိုင္းေရးပါ။

ဒါမွမဟုတ္ လက္ခံရရွိမည့္သူက informal အသုံးအႏႈန္းမ်ိဳးကို လက္ခံတယ္ဆိုရင္ေတာ့ Informal အသုံးအႏႈန္း အသုံးျပဳလို႔ရပါတယ္။

ဒါေပမယ့္ ပထမဆုံး အႀကိမ္ email ဆက္သြယ္မႈအတြက္ formal အသုံးအႏႈန္းပဲ ျဖစ္သင့္ပါတယ္။


(၃) စကားအသုံးႏႈန္း သတိျပဳပါ

Mail ပို႔မယ္ဆိုရင္ ႐ိုင္းစိုင္းတဲ့စကားလုံးေတြ ၊ ဘန္းစကားေတြ ၊ အတိုေကာက္စာလုံးေတြ (For You အစား 4U ၊ Great အစား Gr8) လုံးဝ အသုံးမျပဳသင့္ပါဘူး။ ေနာက္တစ္ခုက လုပ္ငန္းခြင္ email မွာ emoji ေတြ လုံးဝ မသုံးသင့္ပါဘူး။


(၄) အာေမဍိတ္ မ်ားမသုံးပါႏွင့္

အာေမဍိတ္ ႏွင့္ပတ္သက္ေသာ အသုံးအႏႈန္းမ်ား သ‌‌ေကတမ်ား Mailထဲမွာ ထည့္သြင္းအသုံးျပဳမယ္ ဆိုရင္ ကိုယ္ဟာ professional မက်ဘဲ ကေလးဆန္တယ္လို႔ တဖက္လူက ထင္သြားပါလိမ့္မယ္။

 

(၅) အယ္ဒီတာ တစ္ေယာက္လို ျပန္စစ္ပါ

ဘာပဲလုပ္လုပ္ အလုပ္အဆုံးမသတ္ေသးခင္ ျပန္စစ္ေဆးတာ အေကာင္းဆုံးပါပဲ။

Mail မပို႔ခင္မွာလည္း ကိုယ္ ေရးထားတဲ့ စာထဲမွာ စာလုံးေပါင္းမွားေနလား ၊ သဒၵါမွားေနလား ၊ Attachment တြဲထားထားမွန္ရဲ႕လား အစရွိတာေတြကို အေသးစိပ္ ျပန္စစ္ေဆးသင့္ပါတယ္။


(၆) Spam Mail လို႔အထင္မခံရပါေစနဲ႔

Mail ရဲ႕ Subject ေနရာမွာ ေရးတဲ့ စာလုံးေတြ အကုန္လုံးကို capital letters (သို႔မဟုတ္) small letters ေတြအသုံးျပဳၿပီး ေရးထားတာမ်ိဳး ၊ Website Link ေတြ နဲ႔ အာေမဍိတ္အသုံးအႏႈန္းေတြက ကိုယ့္ရဲ႕စာကို Spam Mail နဲ႔ တူသြားေစပါလိမ့္မယ္။


(၇) Attachment ကိုသတိျပဳပါ

Attachment အမွန္တကယ္ တြဲမိသလား မပို႔ခင္ ျပန္စစ္ပါ။ Email လက္ခံရရွိမယ့္သူရဲ႕ အထူးတလည္ ေတာင္းဆိုတာမ်ိဳးမဟုတ္ရင္ Attachment ေတြကို ႏွစ္ခုထက္ ပိုၿပီး မပို႔ပါနဲ႔။ ဒါ့အျပင္ Attachment တြဲပို႔မယ့္ File ေတြရဲ႕ နာမည္ ကို သက္ဆိုင္ရာ နာမည္ေသခ်ာ‌ေပးၿပီးမွ တြဲပို႔ပါ။ File size ႀကီးေနရင္ေတာ့ မပို႔ခင္ လက္ခံမယ့္သူကို အရင္ အေၾကာင္းၾကားပါ။

 


(၈) ဘယ္အခ်ိန္တြင္း Mail ျပန္သင့္သလဲ

ခ်က္ခ်င္း Mail ျပန္ရေအာင္ အေရးႀကီးတဲ့ ကိစၥမဟုတ္ဘူး ၿပီးေတာ့ ကိုယ္ကလည္း အလုပ္အရမ္းရႈပ္ေနတယ္ ဆိုရင္ ၂၄ နာရီ ကေန ၄၈ နာရီ ၾကားအတြင္း Mail ျပန္သင့္ပါတယ္။

 

(၉) ‘Reply-all’ ကို ခ်င့္ခ်င့္ခ်ိန္ခ်ိန္ႏွိပ္ပါ


Email တိုင္းကို ျပန္တိုင္း Reply-all ႏွိပ္ဖို႔ မလိုပါဘူး။ အထူးသျဖင့္ လူအမ်ားႀကီးကို cc, bcc ခံထားတဲ့ email မ်ိဳးဆိုရင္ ပိုသတိထားပါ။ ကိုယ္ျပန္မယ့္ အေၾကာင္းအရာက ဒီထဲက လူအားလုံး သိဖို႔ တကယ္ လိုအပ္ရဲ႕လား ဆိုတာ စဥ္းစားပါ။

 

(၁၀) မပို႔သင့္ေသာအေၾကာင္းအရာမ်ား

Mail ပို႔မယ့္ အေၾကာင္းအရာဟာ ေမးခြန္းေတြ အမ်ားႀကီးပါေနတာမ်ိဳး ၊ အစည္းအေဝး စခါနီးမွ အစည္းအေဝးမလုပ္ျဖစ္ဘူးလို႔ အေၾကာင္းၾကားတာမ်ိဳး ၊ စိတ္ထိခိုက္ေစမယ့္ အေၾကာင္းအရာမ်ိဳးအစရွိတာေတြကို Mail နဲ႔ ဘယ္ေတာ့မွ အေၾကာင္းမျပန္ပါနဲ႔။ ဒါေၾကာင့္ ကိုယ့္ရဲ႕ဝန္ထမ္းေတြ လုပ္ေဖာ္ကိုင္ဖက္ သူငယ္ခ်င္းေတြကို မေကာင္းသတင္းေတြ အသိေပးမယ္ဆိုရင္ Mail မပို႔ပဲနဲ႔ ဖုန္းဆက္တာ အေကာင္းဆုံးပဲ ျဖစ္ပါတယ္။

ဒီေလာက္ဆိုရင္ အလုပ္ကိစၥတြက္ပဲျဖစ္ျဖစ္ ၊ အသိကိုပဲျဖစ္ျဖစ္ ဘယ္လိုပုံစံနဲ႔ Mail ပို႔ရမလဲဆိုတာကို သိေလာက္ၿပီထင္ပါတယ္ေနာ္။ ကိုယ္သိတဲ့ Email နဲ႔ပတ္သက္တဲ့ ယဥ္ေက်းမႈေတြရွိရင္လည္း ေအာက္မွာမန္႔ခဲ့ေပးခဲ့ဦးေနာ္။

 

Ref; Myanlearn

IT နဲ ့ပက္သက္သည္ မ်ား သင္ၾကားေပးေသာ ဆရာ၊ ဆရာမမ်ား ကို တစ္ေနရာထဲမွာ လြယ္လြယ္ကူကူနဲ ့ စံုစံုလင္လင္သိခ်င္ရင္ေတာ့ ဤလင့္ခ္IT (subject)  ကိ ုႏွိပ္ျပီး ရွာေဖြႏိုင္ပါသည္။

Read times
Rate this articles
(1 Vote)