Standard Operating Procedures (SOP)
SOP ဆိုတာ လုပ်ငန်းတွေအတွက် အရေးကြီးတဲ့လိုအပ်ချက်တစ်ခုပါ။ SOP ကို လုပ်ငန်းဆောင်ရွက်တဲ့အခါ လိုအပ်တဲ့ အဆင့်ဆင့်သတ်မှတ်ချက်တွေကို စနစ်တကျဖော်ပြခြင်းလို့လည်း မှတ်ယူနိုင်ပါတယ်။
Standard ဆိုတာ စံသတ်မှတ်ချက်ဖြစ်ပြီးတော့ Operating ဆိုတာ လုပ်ငန်းဆောင်ရွက်ခြင်း ကို ဆိုလိုပါတယ်။
လုပ်ငန်းလုပ်ဆောင်ပုံအဆင့်ဆင့် (Process ) တွေကို စံနှုန်းတစ်ခုအနေနဲ့ သတ်မှတ်ပြီး စုပေါင်းထားတာကို Procedures လို့သတ်မှတ်ပါတယ်။
Procedures တွေကို စုပေါင်း သတ်မှတ်ထားပြီး သွားချင်တဲ့ အဖွဲ့အစည်းရဲ့ လမ်းကြောင်းကို ပုံဖော်ဆောင်ရွက်ဖို့ ရေးဆွဲခြင်း ကတော့ Policy ပါ။ ဒီတော့ Standard Operating Procedures ဆိုတာ လုပ်ငန်းဆောင်ရွက်ခြင်းကို စံချိန်စံနှုန်းနဲ့အညီ သတ်မှတ်ထားတဲ့ လုပ်ငန်းစဉ် လို့မှတ်ယူနိုင်ပါတယ်။
လုပ်ငန်းအဖွဲ့အစည်းတစ်ခုနဲ့တစ်ခု SOP သတ်မှတ်ပုံချင်းမတူညီနိုင်ကြပါဘူး။
SOP ကို ဘာကြောင့်ဆွဲသလဲ?
လုပ်ငန်းအဖွဲ့အစည်းတစ်ခုက ဆောင်ရွက်ချက်တစ်ခု ၊ လုပ်ဆောင်ချက်တစ်ခုကိုစတင်ဆောင်ရွက်တဲ့အခါ ဝန်ထမ်းတစ်ဦးတစ်ယောက်ချင်းဖြစ်စေ ၊ အများစုဖြစ်စေ ဆောင်ရွက်ရတာရှိပါတယ်။ ဒါကို အားလုံးတစ်ပြေးညီဆောင်ရွက်နိုင်အောင် ၊ နောက်လူရောက်လာရင်ပဲဖြစ်ဖြစ် အစားထိုးလုပ်ဆောင်ရတာပဲဖြစ်ဖြစ် ပုံစံတစ်ခုတည်းဆောင်ရွက်နိုင်အောင် သတ်မှတ်ထားတာပါ။ စနစ်တစ်ခုကို တစ်သားတည်း ဘောင်ဝင်သွားအောင် သတ်မှတ်ခြင်းမျိုးပါ။
အချိန်ကုန်သက်သာပြီး လွယ်ကူလျင်မြန်စေမယ့် လုပ်ငန်းဆောင်ရွက်ချက်တွေ လိုချင်တာကြောင့် SOP ကို ရေးဆွဲကြတာဖြစ်ပါတယ်။ HR တွေအတွက်လည်း SOP တွေရှိပါတယ်။ Recruitment , Training , C&B အစရှိတာတွေအတွက်လည်း SOP သတ်မှတ်ထားပါတယ်။ ဝန်ထမ်းရွေးချယ်ရေးလုပ်ငန်းစဉ်ကို ဘယ်လိုဆောင်ရွက်ရမလဲ၊ ရွေးချယ်ရာတွင်အသုံးပြုရမယ့် ဖောင်ပုံစံသတ်မှတ်ချက်တွေ ၊ ရွေးချယ်ရန် နည်းလမ်းများ (စာတွေ ၊လက်တွေ့) ၊ မှတ်တမ်းများ၊ စာရွက်စာတမ်း များ စစ်ဆေးပုံ အစရှိတာတွေကို တစ်ဆင့်ချင်း ဆီ အသေးစိတ် ရေးသွင်းထားရတာဖြစ်ပါတယ်။ တစ်ချို့လုပ်ငန်းတွေမှာ ရုပ်ပုံကားချပ် (Flow Chart) တွေပါ ထည့်သွင်းရေးဆွဲထားပြီး ရှင်းလင်းမြင်သာမယ့် SOP မျိုးကို ပြင်ဆင်ထားတာရှိပါတယ်။
SOP ရေးရင် ဘာတွေပါဝင်မလဲဆိုတော့…….
1.Objective (ရည်ရွယ်ချက်များ)
ဘာကြောင့်ရေးဆွဲရတယ်ဆိုတဲ့အပိုင်းကို အစပိုင်းမှာထည့်သွင်းရပါတယ်။ အငြင်းပွားမှုတွေ ၊ကွဲလွဲမှုတွေ လျော့နည်းစေပြီး တူညီတဲ့အရည်အသွေးလုပ်ဆောင်ချက်များကို ရရှိစေဖို့က အဓိကပါပဲ။
2. Scope (ပါဝင်ပတ်သက်သူများ )
ဒီလို သတ်မှတ်ထားတဲ့ SOP ထဲမှာ ဘယ်သူတွေ ပါဝင်သလဲ၊ ပါဝင်ဆောင်ရွက်ရမယ့်သူတွေက ဘယ်သူတွေလဲဆိုတာကို သတ်မှတ်ချက်ပါဝင်ရမှာပါ။ ဝန်ထမ်းအားလုံးနဲ့သက်ဆိုင်တဲ့ လုပ်ငန်းစဉ်တွေဆိုရင် အားလုံးပါဝင်ရမှာ ဖြစ်ပြီး ဌာနအလိုက်သက်ဆိုင်တဲ့ SOP တွေမှာ သက်ဆိုင်ရာဝန်ထမ်းများကလိုက်နာဆောင်ရွက်ရမှာပါ။
3 .Terms and Definition ( ဖော်ပြချက်များနဲ့ အဓိပ္ပါယ်ဖွင့်ဆိုချက်များ)
ဥပဒေ စကားအရပြောရင် ဒါက စကားစုတွေကိုအနက်ဖွင့်ထားတာပါ။ ဘာကြောင့်လည်း ဆိုတော့ Scope မှာ သက်ဆိုင်ရာဌာန (၂) (၃) ခုဖြစ်လာခဲ့ရင် ဌာနတွင်းမတူညီတဲ့အခေါ်အဝေါ်တွေအပေါ်မှာ အငြင်းမပွားအောင်ရယ် ၊အတိုကောက်ရေးသားချက်တွေအပေါ် ရှင်းလင်းပြတ်သားအောင်ပဲဖြစ်ပါတယ်။
4.Procedures Details ( ဆောင်ရွက်ချက် အသေးစိတ်)
ဒီအပိုင်းမှာ SOP စရေးရမယ့် လုပ်ငန်းဆောင်ရွက်ချက် အဆင့်ဆင့်ပါလာပါပြီ။ အပေါ်က ရေးခဲ့တဲ့ အဆင့် တွေကို (1)(2)(3)(4) ခေါင်းစဉ်တပ်ပြီးရေးရင် ခေါင်းစဉ် (4) ရဲ့အခွဲက (4.1 )ပါ။ စစချင်း ပထမတစ်ကြောင်းကိုတော့ (4.1 ) နဲ့စရေးပါတယ်။
5 .Role and Duty
ပါဝင်ပတ်သက်နေတဲ့ဌာနခွဲတွေ ဒါမှမဟုတ် ဝန်ထမ်းတွေမှာ လိုအပ်တဲ့ တာဝန်ဝတ္တရားတွေကို သေချာထည့်သွင်းဖော်ပြရပါမယ်။
ဒါကတော့ SOP ရေးဆွဲခြင်း နမူနာပုံစံပါ။
1.Objective (ရည်ရွယ်ချက်များ)
2.Scope (ပါဝင်ပတ်သက်သူများ )
3.Terms and Definition ( ဖော်ပြချက်များနဲ့ အဓိပ္ပါယ်ဖွင့်ဆိုချက်များ)
4.Procedures Details ( ဆောင်ရွက်ချက် အသေးစိတ်)
(4.1)
(4.2)
5.Role and Duty
-Manager (ဆောင်ရွက်ချက်)
-Officer (ဆောင်ရွက်ချက်)
အစရှိသည်ဖြင့် မိမိဆောင်ရွက်မယ့် လုပ်ငန်းဆောင်ရွက်ချက်အသေးစိတ်ကို ထည့်သွင်းရေးသားရမှာပါ။ Functions တစ်ခုချင်းစီအလိုက်လည်း ခွဲခြားရေးသားလို့ရပါတယ်။ ဝန်ထမ်းသစ်ရွေးချယ်ခြင်း ၊ ဝန်ထမ်းအတည်ပြုခန့်အပ်ခြင်း ၊ အစမ်းခန့်ဝန်ထမ်းများ သတ်မှတ်ခြင်း အစရှိသည်ဖြင့် ဝန်ထမ်းရွေးချယ်ခန့်အပ်ခြင်းဆိုင်ရာ လုပ်ငန်းစဉ်အတွက် Functions တွေ ခွဲခြားရေးသားထားလို့လည်းရပါတယ်။
SOP ရဲ့ အားသာချက်ကတော့
-လုပ်ငန်းစဉ်သတ်မှတ်ချက်တွေ ရှိတာကြောင့် လူတိုင်းက ပုံစံတူညီစွာလုပ်ကိုင်နိုင်ကြပါတယ်။
-လုပ်ငန်းဆောင်ရွက်ချက်အဆင့်ဆင့်သတ်မှတ်ထားတဲ့အတွက် အမှားအယွင်းError တွေရှိရင်လည်း တစ်ဆင့်ချင်းစီ တစ်ချက်ချင်းစီကိုပြန်လည်စစ်ဆေးပြင်ဆင်လို့ရပါတယ်။ နောက်ပြီး Auditလည်း လုပ်ရတာလွယ်ပါတယ်။ ဘယ်အပိုင်းက အားနည်းနေတယ်ဆိုတာကိုလည်း လွဲမှားသွားတဲ့အချက်တွေအရ ထင်ရှားစွာမြင်တွေ့နိုင်ပါတယ်။
SOP ရဲ့ အကျိုးရလဒ်တွေအတွက် တွေ့မြင်နိုင်တာကတော့ -
Reduced learning curve/training time for new employees
ဝန်ထမ်းအသစ်တွေအတွက် လေ့လာသင်ယူမှုအချိန်ကာလကို လျော့ချနိုင်ပါတယ်။ ကိုယ်က SOP သတ်မှတ် ထားတဲ့အတွက် လေ့လာသင်ယူမှုအချိန်မကြာစေပဲ လုပ်ငန်းဆောင်ရွက်တဲ့အခါမှာ ပိုမိုလျင်မြန်စွာတိုးတက်ဖြစ်ထွန်းစေနိုင်ပါတယ်။
Standardized processes
စံချိန်စံညွှန်းမှီလုပ်ငန်းစဉ်များအဖြစ် ဆောင်ရွက်နိုင်ပါတယ်။ ဝန်ထမ်းတစ်ဦးချင်းစီအလိုက် လုပ်ဆောင်ပေမယ့်လည်း သတ်မှတ်ချက်များအတိုင်းဆောင်ရွက်ရတာဖြစ်လို့ အားလုံးကသတ်မှတ်ထားတဲ့ စံသတ်မှတ်ချက်များအတိုင်း လိုက်ပါဆောင်ရွက်နိုင်ပါတယ်။
Delegating jobs
တာဝန်ခွဲဝေမှုအပိုင်းအတွက်လည်း ကောင်းမွန်ပါတယ်။ ဘယ်သူကဆောင်ရွက်ရမယ့်အပိုင်းဖြစ်တယ်ဆိုတာကို သတ်မှတ်ထားတာဖြစ်တဲ့အတွက် လုပ်ဆောင်ရာမှာအဆင်ပြေစေနိုင်ပါတယ်။
Quality Control
အရည်အသွေးပိုင်းကို ထိန်းချုပ်ဆောင်ရွက်နိုင်ပါတယ်။ စံနှုန်းသတ်မှတ်ထားတဲ့အတွက် ဖြစ်စဉ် တစ်ခုချင်းစီအတိုင်းအတွက် အရည်အသွေးပိုင်းမှာ အားနည်းချက်တွေကို ထင်ရှားစွာမြင်နိုင်တာကြောင့် Quality Control ပိုင်းလည်း ကောင်းမွန်စေနိုင်မှာပါ။
SOP ရဲ့ အားနည်းချက်တစ်ချို့လည်း ရှိပါတယ်။ တစ်ချို့ လုပ်ငန်းဆောင်ရွက်ချက်တွေမှာ အဆင့်ဆင့်သတ်မှတ်ထားတဲ့အတွက် လက်တွေ့ အမှတ်မထင်ဖြစ်ပေါ်လာတဲ့ ပြဿနာရပ်တွေကိုကိုင်တွယ်ဖြေရှင်းရာမှာ အစီအစဉ်တကျလုပ်လို့မရနိုင်တဲ့အခြေအနေတွေဖြစ်လာတတ်ပါတယ်။
နောက်တစ်ခုကဝန်ထမ်းတိုင်း နားမလည်နိုင်တာတွေ ၊ မသိရှိတာတွေလည်းရှိတာကြောင့် လိုက်ပါဆောင်ရွက်မှု အားနည်တာတွေဖြစ်လာတတ်ပါတယ်။
ဘာကြောင့်ပဲဖြစ်ဖြစ် SOP (Standard Operating Procedures ) ဆိုတာ လုပ်ငန်းအဖွဲ့အစည်းတိုင်းအတွက် ရှိကိုရှိသင့်တဲ့အရာတစ်ခုဖြစ်ပါတယ်။ လုပ်ငန်းတွေလုပ်ဆောင်တဲ့အခါ သတ်မှတ်ထားတဲ့ စံနှုန်းသတ်မှတ်ချက်များအတိုင်းအဆင့်ဆင့်ဆောင်ရွက်နိုင်ရင် တိကျတဲ့ထုတ်ကုန် ၊ဝန်ဆောင်မှုတစ်ခုဖြစ်စေနိုင်တာမလို့ SOP ကို စနစ်တကျ ရေးဆွဲထားဖို့လိုအပ်ပါတယ်။
Credit – Original Uploader
Standard Operating Procedures (SOP)
SOP ဆိုတာ လုပ္ငန္းေတြအတြက္ အေရးႀကီးတဲ့လိုအပ္ခ်က္တစ္ခုပါ။ SOP ကို လုပ္ငန္းေဆာင္႐ြက္တဲ့အခါ လိုအပ္တဲ့ အဆင့္ဆင့္သတ္မွတ္ခ်က္ေတြကို စနစ္တက်ေဖာ္ျပျခင္းလို႔လည္း မွတ္ယူႏိုင္ပါတယ္။
Standard ဆိုတာ စံသတ္မွတ္ခ်က္ျဖစ္ၿပီးေတာ့ Operating ဆိုတာ လုပ္ငန္းေဆာင္႐ြက္ျခင္း ကို ဆိုလိုပါတယ္။
လုပ္ငန္းလုပ္ေဆာင္ပုံအဆင့္ဆင့္ (Process ) ေတြကို စံႏႈန္းတစ္ခုအေနနဲ႔ သတ္မွတ္ၿပီး စုေပါင္းထားတာကို Procedures လို႔သတ္မွတ္ပါတယ္။
Procedures ေတြကို စုေပါင္း သတ္မွတ္ထားၿပီး သြားခ်င္တဲ့ အဖြဲ႕အစည္းရဲ႕ လမ္းေၾကာင္းကို ပုံေဖာ္ေဆာင္႐ြက္ဖို႔ ေရးဆြဲျခင္း ကေတာ့ Policy ပါ။ ဒီေတာ့ Standard Operating Procedures ဆိုတာ လုပ္ငန္းေဆာင္႐ြက္ျခင္းကို စံခ်ိန္စံႏႈန္းနဲ႔အညီ သတ္မွတ္ထားတဲ့ လုပ္ငန္းစဥ္ လို႔မွတ္ယူႏိုင္ပါတယ္။
လုပ္ငန္းအဖြဲ႕အစည္းတစ္ခုနဲ႔တစ္ခု SOP သတ္မွတ္ပုံခ်င္းမတူညီႏိုင္ၾကပါဘူး။
SOP ကို ဘာေၾကာင့္ဆြဲသလဲ?
လုပ္ငန္းအဖြဲ႕အစည္းတစ္ခုက ေဆာင္႐ြက္ခ်က္တစ္ခု ၊ လုပ္ေဆာင္ခ်က္တစ္ခုကိုစတင္ေဆာင္႐ြက္တဲ့အခါ ၀န္ထမ္းတစ္ဦးတစ္ေယာက္ခ်င္းျဖစ္ေစ ၊ အမ်ားစုျဖစ္ေစ ေဆာင္႐ြက္ရတာရွိပါတယ္။ ဒါကို အားလုံးတစ္ေျပးညီေဆာင္႐ြက္ႏိုင္ေအာင္ ၊ ေနာက္လူေရာက္လာရင္ပဲျဖစ္ျဖစ္ အစားထိုးလုပ္ေဆာင္ရတာပဲျဖစ္ျဖစ္ ပုံစံတစ္ခုတည္းေဆာင္႐ြက္ႏိုင္ေအာင္ သတ္မွတ္ထားတာပါ။ စနစ္တစ္ခုကို တစ္သားတည္း ေဘာင္ဝင္သြားေအာင္ သတ္မွတ္ျခင္းမ်ိဳးပါ။
အခ်ိန္ကုန္သက္သာၿပီး လြယ္ကူလ်င္ျမန္ေစမယ့္ လုပ္ငန္းေဆာင္႐ြက္ခ်က္ေတြ လိုခ်င္တာေၾကာင့္ SOP ကို ေရးဆြဲၾကတာျဖစ္ပါတယ္။ HR ေတြအတြက္လည္း SOP ေတြရွိပါတယ္။ Recruitment , Training , C&B အစရွိတာေတြအတြက္လည္း SOP သတ္မွတ္ထားပါတယ္။ ၀န္ထမ္းေ႐ြးခ်ယ္ေရးလုပ္ငန္းစဥ္ကို ဘယ္လိုေဆာင္႐ြက္ရမလဲ၊ ေ႐ြးခ်ယ္ရာတြင္အသုံးျပဳရမယ့္ ေဖာင္ပုံစံသတ္မွတ္ခ်က္ေတြ ၊ ေ႐ြးခ်ယ္ရန္ နည္းလမ္းမ်ား (စာေတြ ၊လက္ေတြ႕) ၊ မွတ္တမ္းမ်ား၊ စာ႐ြက္စာတမ္း မ်ား စစ္ေဆးပုံ အစရွိတာေတြကို တစ္ဆင့္ခ်င္း ဆီ အေသးစိတ္ ေရးသြင္းထားရတာျဖစ္ပါတယ္။ တစ္ခ်ိဳ႕လုပ္ငန္းေတြမွာ ႐ုပ္ပုံကားခ်ပ္ (Flow Chart) ေတြပါ ထည့္သြင္းေရးဆြဲထားၿပီး ရွင္းလင္းျမင္သာမယ့္ SOP မ်ိဳးကို ျပင္ဆင္ထားတာရွိပါတယ္။
SOP ေရးရင္ ဘာေတြပါ၀င္မလဲဆိုေတာ့…….
1.Objective (ရည္႐ြယ္ခ်က္မ်ား)
ဘာေၾကာင့္ေရးဆြဲရတယ္ဆိုတဲ့အပိုင္းကို အစပိုင္းမွာထည့္သြင္းရပါတယ္။ အျငင္းပြားမႈေတြ ၊ကြဲလြဲမႈေတြ ေလ်ာ့နည္းေစၿပီး တူညီတဲ့အရည္အေသြးလုပ္ေဆာင္ခ်က္မ်ားကို ရရွိေစဖို႔က အဓိကပါပဲ။
2. Scope (ပါ၀င္ပတ္သက္သူမ်ား )
ဒီလို သတ္မွတ္ထားတဲ့ SOP ထဲမွာ ဘယ္သူေတြ ပါ၀င္သလဲ၊ ပါ၀င္ေဆာင္႐ြက္ရမယ့္သူေတြက ဘယ္သူေတြလဲဆိုတာကို သတ္မွတ္ခ်က္ပါ၀င္ရမွာပါ။ ၀န္ထမ္းအားလုံးနဲ႔သက္ဆိုင္တဲ့ လုပ္ငန္းစဥ္ေတြဆိုရင္ အားလုံးပါ၀င္ရမွာ ျဖစ္ၿပီး ဌာနအလိုက္သက္ဆိုင္တဲ့ SOP ေတြမွာ သက္ဆိုင္ရာ၀န္ထမ္းမ်ားကလိုက္နာေဆာင္႐ြက္ရမွာပါ။
3 .Terms and Definition ( ေဖာ္ျပခ်က္မ်ားနဲ႔ အဓိပၸါယ္ဖြင့္ဆိုခ်က္မ်ား)
ဥပေဒ စကားအရေျပာရင္ ဒါက စကားစုေတြကိုအနက္ဖြင့္ထားတာပါ။ ဘာေၾကာင့္လည္း ဆိုေတာ့ Scope မွာ သက္ဆိုင္ရာဌာန (၂) (၃) ခုျဖစ္လာခဲ့ရင္ ဌာနတြင္းမတူညီတဲ့အေခၚအေဝၚေတြအေပၚမွာ အျငင္းမပြားေအာင္ရယ္ ၊အတိုေကာက္ေရးသားခ်က္ေတြအေပၚ ရွင္းလင္းျပတ္သားေအာင္ပဲျဖစ္ပါတယ္။
4.Procedures Details ( ေဆာင္႐ြက္ခ်က္ အေသးစိတ္)
ဒီအပိုင္းမွာ SOP စေရးရမယ့္ လုပ္ငန္းေဆာင္႐ြက္ခ်က္ အဆင့္ဆင့္ပါလာပါၿပီ။ အေပၚက ေရးခဲ့တဲ့ အဆင့္ ေတြကို (1)(2)(3)(4) ေခါင္းစဥ္တပ္ၿပီးေရးရင္ ေခါင္းစဥ္ (4) ရဲ႕အခြဲက (4.1 )ပါ။ စစခ်င္း ပထမတစ္ေၾကာင္းကိုေတာ့ (4.1 ) နဲ႔စေရးပါတယ္။
5 .Role and Duty
ပါဝင္ပတ္သက္ေနတဲ့ဌာနခြဲေတြ ဒါမွမဟုတ္ ဝန္ထမ္းေတြမွာ လိုအပ္တဲ့ တာဝန္ဝတၱရားေတြကို ေသခ်ာထည့္သြင္းေဖာ္ျပရပါမယ္။
ဒါကေတာ့ SOP ေရးဆြဲျခင္း နမူနာပုံစံပါ။
1.Objective (ရည္႐ြယ္ခ်က္မ်ား)
2.Scope (ပါ၀င္ပတ္သက္သူမ်ား )
3.Terms and Definition ( ေဖာ္ျပခ်က္မ်ားနဲ႔ အဓိပၸါယ္ဖြင့္ဆိုခ်က္မ်ား)
4.Procedures Details ( ေဆာင္႐ြက္ခ်က္ အေသးစိတ္)
(4.1)
(4.2)
5.Role and Duty
-Manager (ေဆာင္႐ြက္ခ်က္)
-Officer (ေဆာင္႐ြက္ခ်က္)
အစရွိသည္ျဖင့္ မိမိေဆာင္႐ြက္မယ့္ လုပ္ငန္းေဆာင္႐ြက္ခ်က္အေသးစိတ္ကို ထည့္သြင္းေရးသားရမွာပါ။ Functions တစ္ခုခ်င္းစီအလိုက္လည္း ခြဲျခားေရးသားလို႔ရပါတယ္။ ၀န္ထမ္းသစ္ေ႐ြးခ်ယ္ျခင္း ၊ ၀န္ထမ္းအတည္ျပဳခန္႔အပ္ျခင္း ၊ အစမ္းခန္႔၀န္ထမ္းမ်ား သတ္မွတ္ျခင္း အစရွိသည္ျဖင့္ ၀န္ထမ္းေ႐ြးခ်ယ္ခန္႔အပ္ျခင္းဆိုင္ရာ လုပ္ငန္းစဥ္အတြက္ Functions ေတြ ခြဲျခားေရးသားထားလို႔လည္းရပါတယ္။
SOP ရဲ႕ အားသာခ်က္ကေတာ့
-လုပ္ငန္းစဥ္သတ္မွတ္ခ်က္ေတြ ရွိတာေၾကာင့္ လူတိုင္းက ပုံစံတူညီစြာလုပ္ကိုင္ႏိုင္ၾကပါတယ္။
-လုပ္ငန္းေဆာင္႐ြက္ခ်က္အဆင့္ဆင့္သတ္မွတ္ထားတဲ့အတြက္ အမွားအယြင္းError ေတြရွိရင္လည္း တစ္ဆင့္ခ်င္းစီ တစ္ခ်က္ခ်င္းစီကိုျပန္လည္စစ္ေဆးျပင္ဆင္လို႔ရပါတယ္။ ေနာက္ၿပီး Auditလည္း လုပ္ရတာလြယ္ပါတယ္။ ဘယ္အပိုင္းက အားနည္းေနတယ္ဆိုတာကိုလည္း လြဲမွားသြားတဲ့အခ်က္ေတြအရ ထင္ရွားစြာျမင္ေတြ႕ႏိုင္ပါတယ္။
SOP ရဲ႕ အက်ိဳးရလဒ္ေတြအတြက္ ေတြ႕ျမင္ႏိုင္တာကေတာ့ -
Reduced learning curve/training time for new employees
၀န္ထမ္းအသစ္ေတြအတြက္ ေလ့လာသင္ယူမႈအခ်ိန္ကာလကို ေလ်ာ့ခ်ႏိုင္ပါတယ္။ ကိုယ္က SOP သတ္မွတ္ ထားတဲ့အတြက္ ေလ့လာသင္ယူမႈအခ်ိန္မၾကာေစပဲ လုပ္ငန္းေဆာင္႐ြက္တဲ့အခါမွာ ပိုမိုလ်င္ျမန္စြာတိုးတက္ျဖစ္ထြန္းေစႏိုင္ပါတယ္။
Standardized processes
စံခ်ိန္စံၫႊန္းမွီလုပ္ငန္းစဥ္မ်ားအျဖစ္ ေဆာင္႐ြက္ႏိုင္ပါတယ္။ ၀န္ထမ္းတစ္ဦးခ်င္းစီအလိုက္ လုပ္ေဆာင္ေပမယ့္လည္း သတ္မွတ္ခ်က္မ်ားအတိုင္းေဆာင္႐ြက္ရတာျဖစ္လို႔ အားလုံးကသတ္မွတ္ထားတဲ့ စံသတ္မွတ္ခ်က္မ်ားအတိုင္း လိုက္ပါေဆာင္႐ြက္ႏိုင္ပါတယ္။
Delegating jobs
တာ၀န္ခြဲေဝမႈအပိုင္းအတြက္လည္း ေကာင္းမြန္ပါတယ္။ ဘယ္သူကေဆာင္႐ြက္ရမယ့္အပိုင္းျဖစ္တယ္ဆိုတာကို သတ္မွတ္ထားတာျဖစ္တဲ့အတြက္ လုပ္ေဆာင္ရာမွာအဆင္ေျပေစႏိုင္ပါတယ္။
Quality Control
အရည္အေသြးပိုင္းကို ထိန္းခ်ဳပ္ေဆာင္႐ြက္ႏိုင္ပါတယ္။ စံႏႈန္းသတ္မွတ္ထားတဲ့အတြက္ ျဖစ္စဥ္ တစ္ခုခ်င္းစီအတိုင္းအတြက္ အရည္အေသြးပိုင္းမွာ အားနည္းခ်က္ေတြကို ထင္ရွားစြာျမင္ႏိုင္တာေၾကာင့္ Quality Control ပိုင္းလည္း ေကာင္းမြန္ေစႏိုင္မွာပါ။
SOP ရဲ႕ အားနည္းခ်က္တစ္ခ်ိဳ႕လည္း ရွိပါတယ္။ တစ္ခ်ိဳ႕ လုပ္ငန္းေဆာင္႐ြက္ခ်က္ေတြမွာ အဆင့္ဆင့္သတ္မွတ္ထားတဲ့အတြက္ လက္ေတြ႕ အမွတ္မထင္ျဖစ္ေပၚလာတဲ့ ျပႆနာရပ္ေတြကိုကိုင္တြယ္ေျဖရွင္းရာမွာ အစီအစဥ္တက်လုပ္လို႔မရႏိုင္တဲ့အေျခအေနေတြျဖစ္လာတတ္ပါတယ္။
ေနာက္တစ္ခုက၀န္ထမ္းတိုင္း နားမလည္ႏိုင္တာေတြ ၊ မသိရွိတာေတြလည္းရွိတာေၾကာင့္ လိုက္ပါေဆာင္႐ြက္မႈ အားနည္တာေတြျဖစ္လာတတ္ပါတယ္။
ဘာေၾကာင့္ပဲျဖစ္ျဖစ္ SOP (Standard Operating Procedures ) ဆိုတာ လုပ္ငန္းအဖြဲ႕အစည္းတိုင္းအတြက္ ရွိကိုရွိသင့္တဲ့အရာတစ္ခုျဖစ္ပါတယ္။ လုပ္ငန္းေတြလုပ္ေဆာင္တဲ့အခါ သတ္မွတ္ထားတဲ့ စံႏႈန္းသတ္မွတ္ခ်က္မ်ားအတိုင္းအဆင့္ဆင့္ေဆာင္႐ြက္ႏိုင္ရင္ တိက်တဲ့ထုတ္ကုန္ ၊၀န္ေဆာင္မႈတစ္ခုျဖစ္ေစႏိုင္တာမလို႔ SOP ကို စနစ္တက် ေရးဆြဲထားဖို႔လိုအပ္ပါတယ္။
Credit – Original Uploaderrd Operating Procedures (SOP)
